CHƯƠNG 1:               Đối tượng và địa điểm áp dụng

-         Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận Một cửa cấp huyện, Bộ phận Một cửa cấp xã (gọi chung là Bộ phận Một cửa các cấp).

-         Cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu khai thác, trao đổi thông tin, thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) và các dịch vụ tiện ích khác.

-         Cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thực hiện tiếp nhận hồ sơ TTHC (công chức một cửa).

-         Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị thực hiện xử lý, giải quyết TTHC (cán bộ xử lý hồ sơ).

-         Lãnh đạo: UBND tỉnh, sở, ban, ngành thuộc tỉnh, lãnh đạo UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn (lãnh đạo cấp có thẩm quyền).

-         Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh (Hệ thống iGate của tỉnh).

CHƯƠNG 2:               Quy trình số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

1.      Công dân nộp hồ sơ trực tuyến

Bước 1: Công dân truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An theo đường dẫn http://dichvucong.nghean.gov.vn/

Bước 2: Công dân đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản Dịch vụ công Quốc gia

Bước 3: Thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An.

- Công dân chọn menu Nộp hồ sơ, tìm kiếm Cơ quan, Thủ tục cần nộp. Sau đó nhấn nút Nộp hồ sơ

- Công dân thực hiện lần lượt các bước theo yêu cầu của hệ thống cho tới khi nhận được thông báo nộp hồ sơ thành công.

2.      Cán bộ tiếp nhận, chuyển xử lý hồ sơ

Bước 1: Cán bộ truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ Antheo đường dẫn http://dichvucong.nghean.gov.vn/

Bước 2: Cán bộ nhập “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu”, “Mã xác nhận” vàchọn “Đăng nhập SSO”

Lưu ý: Cán bộ cần phải cập nhật thông tin CMND/CCCD và Ngày sinh ở Trang cá nhân mới sử dụng được chức năng này.

- Khi chọn nút Đăng nhập SSO hệ thống sẽ chuyển sang Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tỉnh Nghệ An. Cán bộ thực hiện đăng nhập bằng tài khoản được cấp bởi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An và chọn Đăng nhập

- Sau khi đăng nhập thành công sẽ chuyển về Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An.

Bước 3: Cán bộ thực hiện tiếp nhận hồ sơ online và chuyển xử lý như trước đây

3.      Cán bộ đính kèm kết quả điện tử, số hóa hồ sơ vào kho dữ liệu tỉnh

- Khi hoàn thành quá trình xử lý hồ sơ, Cán bộ thực hiện đính kèm tập tin kết quả vào hồ sơ. Lưu ý tệp tin kết quả phải là kết quả điện tử.

- Chọn nút Upload kết quả, chọn tệp tin kết quả sau đó nhấn nút Cập nhật tệp KQ

- Hệ thống sẽ xuất hiện nút “Lưu giấy tờ vào KDL”. Cán bộ thực hiện lưu kết quả vào kho cá nhân, tổ chức

- Khi nhấn nút Lưu giấy tờ vào KDL hệ thống sẽ mở trang mới tới kho dữ liệu của tỉnh, đồng thời hiện thị liên quan tới hồ sơ. Cán bộ xác định kết quả của hồ sơ sau đó nhấn nút Lưu giấy tờ

- Hệ thống thực hiện lấy tệp kết quả mà cán bộ đã đính kèm trước đó. Cán bộ thực hiện nhập các thông tin yêu cầu liên quan tới kết quả như: Số giấy tờ, ngày hết hạn … (nếu có). Sau đó thực hiện nhấn nút Lưu giấy tờ.

- Cán bộ xác thực lại thông tin lần nữa và nhấn nút Lưu lại

- Hệ thống thực hiện lưu kết quả vào kho công dân. Khi quá trình hoàn tất hệ thống sẽ thông báo thành báo và đổi trạng thái kết quả

- Quá trình thực hiện số hóa kết quả vào kho dữ liệu điện tử của tỉnh đã hoàn tất.

- Cán bộ quay lại hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính để trả kết quả cho công dân

4.      Công dân thực hiện lưu kết quả vào kho dữ liệu quốc gia

- Sau khi cán bộ thực hiện trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An, hồ sơ sẽ được đồng bộ vào tài khoản Dịch vụ công Quốc gia của công dân theo tài khoản công dân nộp hồ sơ

 - Công dân truy cập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia theo đường dẫn  https://dichvucong.gov.vn/ . Vào mục thông tin cá nhân -> dịch vụ công của tôi sẽ thấy hồ sơ

- Công dân chọn nút Xem giấy tờ. Sau đó nhấn nút Lưu về kho dữ liệu điện tử để lưu giấy tờ vào kho Quốc gia

- Sau khi hệ thống thông báo thành công, công dân vào menu Tài liệu điện tử để xem các giấy tờ của mình.

5.      Cán bộ tái sử dụng kết quả TTHC đã số hóa trước đó

- Đối với các thủ tục hành chính có thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục khác. Ví dụ: Thủ tục Cấp lần đầu chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh đối với người Việt Nam thuộc thẩm quyền của Sở Y tếcó thành phần hồ sơ là Phiếu lý lịch tư pháp là kết quả đầu ra của thủ tục Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân Việt Nam, người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam. Khi cán bộ một cửa Sở Y tế tiếp nhận hồ sơ của thủ tục Cấp lần đầu chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh đối với người Việt Nam thuộc thẩm quyền của Sở Y tếcó thể tái sử dụng kết quả đã được Sở Tư pháp số hóa trước đó mà không cần công dân cung cấp lại.

- Cán bộ truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An thực hiện tiếp nhận hồ sơ.

- Khi tiếp nhận hồ sơ các trường: Họ và tên, Số CMND/CCCD, Ngày sinh, cần được điền đầy đủ để có thể lấy được giấy tờ từ kho.

- Tại mục thành phần hồ sơ nộp, Nhấn vào nút “Lấy giấy tờ từ KDL”

- Hệ thống sẽ lấy dữ liệu từ kho dữ liệu của tỉnh và kho Quốc gia nếu công dân đã có giấy tờ trong kho tương ứng với các thành phần hồ sơ của thủ tục

- Cán bộ kiểm tra và chọn giấy tờ tương ứng. Hệ thống sẽ tự động điền vào thành phần hồ sơ

- Cán bộ thực hiện tiếp các bước tiếp theo để hoàn thiện quá trình tiếp nhận hồ sơ

6.      Công dân tái sử dụng kết quả tthc đã số hóa trước đó

- Đối với các thủ tục hành chính có thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục khác. Ví dụ: Thủ tục Cấp lần đầu chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh đối với người Việt Nam thuộc thẩm quyền của Sở Y tếcó thành phần hồ sơ là Phiếu lý lịch tư pháp là kết quả đầu ra của thủ tục Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân Việt Nam, người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam. Nếu kết quả phiếu lý lịch tư pháp đã được cán bộ số hóa thì khi công dân nộp hồ sơ trực tuyến cho thủ tục Cấp lần đầu chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh đối với người Việt Nam thuộc thẩm quyền của Sở Y tếcông dân có thể tái sử dụng lại kết quả mà không cần scan lại kết quả trước đó của mình

- Công dân truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến.

- Tại mục thành phần hồ sơ, Nhấn vào nút “Lấy giấy tờ từ KDL”

- Hệ thống sẽ lấy dữ liệu từ kho dữ liệu của tỉnh và kho Quốc gia nếu công dân đã có giấy tờ trong kho tương ứng với các thành phần hồ sơ của thủ tục

- Công dân chọn giấy tờ tương ứng. Hệ thống sẽ tự động điền vào thành phần hồ sơ

- Công dân thực hiện tiếp các bước tiếp theo để hoàn thành quá trình nộp hồ sơ